Datenverarbeitung: Kundenaufträge im Bereich Projektmanagement und Projektkommunikation

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen unserer Projektmanagement- und Kommunikationsdienstleistungen oder im Austausch mit Projektpartnern (Projektkonsortium) erhalten, wobei der tatsächliche Umfang der Datenarten je nach Umfang der Beauftragung variiert. Relevante personenbezogene Daten sind:

Organisation/Institution,
Vorname, Nachname,
Geschlecht,
Urheberrecht,
Kurzbiografie,
Telefon- und Faxnummer,
Anschrift,
E-Mail-Adresse,
Fotografien sowie Ton- und Videoaufnahmen auf denen einzelne Personen identifizierbar sein können,
Personenstammdaten, Teilnehmerlisten,
Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (Kontoauszüge, Arbeitszeiterfassung),
Antworten aus thematischen Fragebögen, z.B. Teilnahme & Feedback zu Meetings, Erfahrung mit Open Access, Essenswünsche.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erbringung unserer Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Projektmanagement, Projektkommunikation und Projektverwertung.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. B DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung einer Anfrage und Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der European Research and Project Office GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten brauchen (z.B.: Projekt-Manager des Projekts, Finanzabteilung zur Abwicklung von Zahlungen). Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der European Research and Project Office GmbH übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

Kreditinstitut (SEPA-Zahlungsträger),
Finanzbehörden, Gerichte,
Dienstleister zum Versand von Newslettern.

Sofern wir unsere Dienstleistungen als Unterauftragnehmer in einem öffentlich geförderten Projekt oder Förderantrag erbringen, werden Ihre Daten, falls vertraglich vorgeschrieben, an folgende Stellen übermittelt:

die jeweilige Fördereinrichtung zur Prüfung des Förderantrags und Abwicklung des Förderprojekts,
andere (potentielle) Projektpartner zur Erstellung des Förderantrags und Abwicklung des geförderten Projekts,
externe Auditoren, sofern durch die entsprechende Fördereinrichtung Projekt-Audits vorgeschrieben werden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit für die zuvor genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Anbahnung und der Abwicklung des Vertrages.

Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Zudem unterliegen wir den Aufbewahrungsfristen der jeweiligen öffentlichen Fördereinrichtungen, sofern wir unsere Dienstleistungen als Unterauftragnehmer in einem öffentlich geförderten Projekt erbringen. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Grundsätzlich findet keine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) statt.

Data processing: Customer orders in the area of project management and project communication

Which sources and data do we use?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you directly or through the interaction with project partners (project consortium) within the scope of our project management and communication activities. The actual extent and the type of data may differ depending on the assignment. Relevant personal data are:

Organisation/institution,
First name, last name,
Sex,
Copyright,
Short biography,
Telephone and fax number,
Address,
E-mail address,
Photos as well as audio and video recordings in which individual natural persons may be identifiable,
Person master data, participant lists,
Data with regard to contract billing and payments (bank statement, time keeping),
Answers to thematic questionnaires, e.g. participation in & feedback to meetings, experience with Open Access, meal choices.

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of performing our services in the area of consultancy, project management, project communication and project exploitation.

To meet contractual obligations (Art. 6, para. 1 letter B GDPR)

We process your personal data for the purpose of handling a proposal and to implement a contract with you pursuant to Art. 6, para. 1 letter B GDPR.

Who will receive my data?

Within the European Research and Project Office GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to fulfill their contractual obligations (e.g. Project Manager of the project, financial department for the settlement of payments). In addition, we may involve other service providers to fulfil our contractual and legal obligations.

Furthermore, we may transmit your personal data to other recipients outside the European Research and Project Office GmbH if this is required to fulfill our contractual and legal obligations. This includes but is not limited to:

Financial institutions (SEPA payment media)
Financial authorities, courts
Service providers to distribute newsletters.

To the extent that we perform our services as a subcontractor in a publicly funded project or grant application, your data will be transmitted to the following bodies if contractually required:

The respective funding body for the evaluation of the grant application and the implementation of the funded project,
Other (potential) project partners for the preparation of a proposal and the implementation of a funded project,
External auditors if project audits are required by the respective funding body.

How long will my data be stored?

To the extent that this is required for the above-mentioned purposes, we will process and store your personal data for the duration of initiating and implementing the contract.

In addition, we are obliged to respect various obligations to retain information and furnish evidence in accordance with, among other things, the German Commercial Code (Handelsgesetzbuch (HGB)) and the German Tax Code (Abgabenordnung (AO)). According to these Codes, the periods for storage amount to a maximum of ten years. Finally, the period of storage is also subject to statutory periods of limitation which, for instance in accordance with §§ 195 et seq. of the German Civil Code (Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)), in general amount to three year but, in certain cases, can also amount to a maximum of thirty years. Furthermore, we are obliged to respect the retention periods of the respective public funding bodies if we perform our services as a subcontractor in a publicly funded project. In general, this retention period is five years after receipt of the project’s final payment.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

In principle there is no transmission of your data to any third country (countries outside the European Economic Area (EEA)).