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Datenverarbeitung: Kundenaufträge im Bereich Projektmanagement und Projektkommunikation
Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen unserer Projektmanagement- und Kommunikationsdienstleistungen oder im Austausch mit Projektpartnern (Projektkonsortium) erhalten, wobei der tatsächliche Umfang der Datenarten je nach Umfang der Beauftragung variiert. Relevante personenbezogene Daten sind:
- Organisation/Institution,
- Vorname, Nachname,
- Geschlecht,
- Urheberrecht,
- Kurzbiografie,
- Telefon- und Faxnummer,
- Anschrift,
- E-Mail-Adresse,
- Fotografien sowie Ton- und Videoaufnahmen auf denen einzelne Personen identifizierbar sein können,
- Personenstammdaten, Teilnehmerlisten,
- Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (Kontoauszüge, Arbeitszeiterfassung),
- Antworten aus thematischen Fragebögen, z.B. Teilnahme & Feedback zu Meetings, Erfahrung mit Open Access, Essenswünsche.
Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erbringung unserer Dienstleistungen in den Bereichen Beratung, Projektmanagement, Projektkommunikation und Projektverwertung.
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. B DS-GVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung einer Anfrage und Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO.
Wer bekommt meine Daten?
Innerhalb der European Research and Project Office GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten brauchen (z.B.: Projekt-Manager des Projekts, Finanzabteilung zur Abwicklung von Zahlungen). Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der European Research and Project Office GmbH übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:
- Kreditinstitut (SEPA-Zahlungsträger),
- Finanzbehörden, Gerichte,
- Dienstleister zum Versand von Newslettern.
Sofern wir unsere Dienstleistungen als Unterauftragnehmer in einem öffentlich geförderten Projekt oder Förderantrag erbringen, werden Ihre Daten, falls vertraglich vorgeschrieben, an folgende Stellen übermittelt:
- die jeweilige Fördereinrichtung zur Prüfung des Förderantrags und Abwicklung des Förderprojekts,
- andere (potentielle) Projektpartner zur Erstellung des Förderantrags und Abwicklung des geförderten Projekts,
- externe Auditoren, sofern durch die entsprechende Fördereinrichtung Projekt-Audits vorgeschrieben werden.
Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit für die zuvor genannten Zwecke erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Anbahnung und der Abwicklung des Vertrages.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können. Zudem unterliegen wir den Aufbewahrungsfristen der jeweiligen öffentlichen Fördereinrichtungen, sofern wir unsere Dienstleistungen als Unterauftragnehmer in einem öffentlich geförderten Projekt erbringen. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.
Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?
Grundsätzlich findet keine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) statt.
Inhaltsverzeichnis
- Datenverarbeitung: Übersicht
- Datenverarbeitung: Website
- Datenverarbeitung: Förderanträge und geförderte Projekte
- Datenverarbeitung: Kundenaufträge im Bereich Projektmanagement und Projektkommunikation
- Datenverarbeitung: Öffentlichkeitsarbeit und Newsletter
- Datenverarbeitung: Bewerbungsverfahren
- Datenverarbeitung: Projektmanagement-Tool
- Videoüberwachung am Standort St. Ingbert