Datenverarbeitung: Förderanträge und geförderte Projekte

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen Ihres Förderantrags oder Förderprojekts erhalten, wobei der tatsächliche Umfang der Datenarten je nach Förderprogramm variiert. Relevante personenbezogene Daten sind:

Angaben zu den Fördermittelwerbern/Fördermittelnehmern: Vorname, Nachname, Akademischer Grad, Titel, Anrede, Geburtsort, Organisation/Institution Position, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Handynummer, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Teilnahmelisten, Urheberrecht, Geistiges Eigentum, Lebenslauf, Kurzbiografie, Gehalts/Gehaltsgruppen, Fotografien, Ton- und Videoaufnahmen
Angaben zur Institution der antragstellenden Person: Bezeichnung, Rechtsform, Adress- und Kontaktdaten, Kontaktperson, Bankverbindung,
Angaben zu Projektpartnern des Fördermittelwerbers/Fördermittelnehmers,
Angaben zur Ausbildung und wissenschaftlichen Karriere im Rahmen eines Kurzlebenslaufs, ggf. Publikationen, Patente, Hauptforschungsbereiche, absolvierte Ausbildung,
Fotografien sowie Ton- und Videoaufnahmen auf denen im Projekt beteiligte natürliche Personen identifizierbar sein können,
Angaben zu Reise- und Vortragstätigkeiten im Rahmen des geförderten Projekts.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erbringung unserer vertraglich vereinbarten Aktivitäten in den Bereichen Antragsunterstützung- und Beratung, Projektmanagement, Projektkommunikation und Projektverwertung im Rahmen öffentlich geförderter Forschungs-, Entwicklungs- und Innovationsprojekte.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder die Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen erfolgt, ist die Rechtsmäßigkeit dieser Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. B DS-GVO.

Zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 6 Abs. 1 lit. E DS-GVO)

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. E DS GVO.

Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der European Research and Project Office GmbH erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten brauchen (z. B.: Projekt-Manager des Projekts, Finanzabteilung zur Abwicklung von Zahlungen). Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb der European Research and Project Office GmbH übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

Kreditinstitut (SEPA-Zahlungsträger),
Finanzbehörden, Gerichte,
die jeweilige Fördereinrichtung zur Prüfung des Förderantrags und Abwicklung des Förderprojekts,
andere (potentielle) Projektpartner zur Erstellung des Förderantrags und Abwicklung des geförderten Projekts,
externe Auditoren, sofern durch die entsprechende Fördereinrichtung Projekt-Audits vorgeschrieben werden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die personenbezogenen Daten werden im Fall einer positiven Entscheidung über den betreuten Förderantrag

während der Dauer der Vertragsverhandlungen mit der Fördereinrichtung
sowie im Rahmen der Projektlaufzeit gespeichert.

Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten gemäß der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Fördereinrichtung gespeichert. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projekts.

Im Fall der Zurücknahme oder Nichtweiterverfolgung eines Antrags oder Angebots sowie im Fall einer negativen Entscheidung über den Antrag seitens der Fördereinrichtung, werden die personenbezogenen Daten 12 Monate ab dem letzten Kontakt, zur Realisierung eventueller Folgeanträge gespeichert.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet grundsätzlich nur statt, wenn dies zur Wahrnehmung einer unserer vertraglich verpflichtenden Aufgaben erfolgt, die im öffentlichen Interesse liegen und uns durch eine öffentliche Gewalt übertragen wurden (bspw.: Außendarstellung des geförderten Projekts nach Maßgabe der durch die öffentlichen Fördereinrichtungen vorgeschriebenen Grundsätze, z.B. H2020 Programme, General Model Grant Agreement Art. 38 oder bei der Beteiligung der Partner aus Nicht-EU-Ländern in den Projekten).

In diesem Fall können Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder als das Land, in dem sie ursprünglich erhoben wurden, übertragen und dort gespeichert werden. Dies umfasst die Vereinigten Staaten, Kanada sowie andere Länder außerhalb des EWR. In diesen sogenannten Drittländern gelten möglicherweise andere Datenschutzbestimmungen, als in dem Land, in dem Ihre Daten erhoben wurden. Sofern Ihre Daten in diese Länder übermittelt werden, verpflichten wir uns, den angemessenen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten, indem die Verarbeitung Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung erfolgt und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen, die einen angemessenen Schutz für die Übertragung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR bieten, befolgt werden. Die Übermittlung Ihrer Daten erfolgt nicht wiederholt, massenhaft oder strukturell und innerhalb der durch die Finanzhilfevereinbarung, den Konsortialvertrag oder einer Auftragsdatenvereinbarung festgelegten Grenzen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in Drittländer übermittelt, nachdem geprüft wurde, ob Folgendes vorliegt:

Wenn die Europäische Kommission beschlossen hat, das Land, in das die personenbezogenen Daten übertragen werden, ein angemessenes Schutzniveau bietet (Art. 45 (1) DSGVO); oder
Geeignete Garantien hinsichtlich des Transfers gemäß Art. 46 DSGVO vorliegen wie z.B. EU-Standarddatenschutzklauseln mit dem Empfänger der personenbezogenen Daten (Daten-Importeur) abgeschlossen wurden.
oder eine der Ausnahmemöglichkeiten nach Art. 49 DS-GVO einschlägig ist.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob und welche Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Data processing: Grant applications and funded projects

Which sources and data are used?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you within the scope of your grant application or funded project. The actual extent and the type of data may differ depending on the funding programme. Relevant personal data are:

Data of funding applicants/funding recipients (beneficiaries): First name, last name, academic degree, title, place of birth, organisation/institution, position, address, e-mail address, telephone number, mobile number, nationality, sex, participant lists, copyright, Intellectual Property, CV, short biography, salary/salary group, photos, audio and video recordings,
Data with regard to the institution of the person filing the grant application: name, legal form, address and contact data, contact person, bank details,
Data with regard to project partners of the funding applicant/funding recipients (beneficiaries),
Data with regard to the education and academic career by means of a short CV and, where appropriate, publications, patents, main research areas, completed education,
Photos as well as audio and video recordings in which natural persons involved in the project may be identifiable,
Data with regard to travel and lecture activities within the scope of the funded project.

Why do we process your data (purpose of processing) and what is the legal basis?

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of performing our activities relating to assistance and consultancy in the grant application writing process, project management, project communication and project exploitation within the scope of publicly funded research, development and innovation projects.

To meet contractual obligations (Art. 6, para. 1 letter B GDPR)

To the extent that your personal data is processed to handle your inquiry or to perform our contractual obligations, the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter B GDPR.

To perform a task that is of public interest or is carried out in the exercise of official authority (Art. 6, para. 1, letter E GDPR)

To the extent that your personal data is processed to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding bodies, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement) the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter E GDPR.

Who will receive my data?

Within the European Research and Project Office GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to fulfill their contractual obligations (e.g. Project Manager of the project, financial department for the settlement of payments). In addition, we may involve other service providers to fulfil our contractual and legal obligations.

Furthermore, we may transmit your personal data to other recipients outside the European Research and Project Office GmbH if this is required to fulfill our contractual and legal obligations. This includes but is not limited to:

Financial institutions (SEPA payment media)
Financial authorities, courts
The respective funding body for the evaluation of the grant application and implementation of the funded project
Other potential project partners to prepare the grant application and implement the funded project
External auditors if project audits are required by the respective funding body.

How long will my data be stored?

In the event of a positive decision on the grant application that we were involved in, the personal data will be stored:

for the duration of the grant agreement preparation with the funding body, as well as
for the complete duration of the project

In addition, personal data will be stored in accordance with the retention period agreed upon contractually with the respective funding body. In general, this retention period is five years after receipt of the project’s final payment.

In the event of a withdrawal or the decision not to proceed with a grant application or an offer as well as in the event of a negative decision on the grant application on the part of the funding body, your personal data will be stored for twelve months after the last interaction for the purpose of realizing potential future proposals.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

Your data will only be transmitted to third countries (countries outside the European Economic Area (EEA)) if this is done in order to perform one of our tasks to which we are contractually obliged, which is of public interest and has been assigned to us by an official authority (e.g. public presentation of the funded project in accordance with the compulsory rules provided by the public funding bodies, e.g. H2020 programme, Art. 38 General Model Grant Agreement or if partners from non-EU countries are involved in the projects).

In this case, we may transfer to and store the information we collect about you in countries other than the country in which the information was originally collected, including the United States, Canada or other destinations outside the European Economic Area (“EEA”). Those countries may not have the same data protection laws as the country in which you provided the information. When we transfer your information to other countries, we will protect the information as described in this Privacy Policy and comply with applicable legal requirements providing adequate protection for the transfer of information to countries outside the EEA. The transmission of your data is not repeated, mass or structural and is carried out within the limits established by the Grant Agreement, by the Consortium Agreement or by a Data Processing Agreement.

If you are located in the EEA, your personal data is only transferred if:

The country to which the personal data will be transferred has been granted a European Commission adequacy decision (Art. 45 (1) GDPR); or
Appropriate safeguards in respect of the transfer according to Art. 46 GDPR exist and EU standard contractual clauses can be concluded with the recipient (data importer);
derogations of Article 49 under Regulation 2016/679 apply.

You have the right to obtain confirmation as to whether or not which personal data concerning him or her is transferred to a third country or to an international organisation. In this context, you may request to be informed of the appropriate safeguards according to Art. 46 GDPR regarding the transfer.