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Datenverarbeitung: Projektmanagement-Tool

Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Art. 4, Nr. 2 DS-GVO), die wir von Ihnen im Rahmen Ihrer Teilnahme an einem geförderten Projekt oder anderen von EURICE erbrachten Service-Leistungen erhalten. Zu den auf der Plattform verfügbaren persönlichen Daten gehören der Vor- und Nachname, die E-Mail-Adressen und die Institution der verantwortlichen

  • Work Package Leader,
  • Teamleiter,
  • Projektteam Mitglieder,
  • Prüfer der Meilensteine/Ergebnisse.

Die oben genannten Daten sind für jeden Benutzer des Projektmanagement-Tools im Abschnitt "Who is Who" zugänglich, um ein ordnungsgemäßes Projektmanagement und die interne Projektkommunikation zu gewährleisten. Die Anmeldedaten enthalten nur die E-Mail-Adressen und die Namen der verantwortlichen Personen, darüber hinaus werden Session Cookies eingesetzt, um den Zugang zur Plattform technisch zu ermöglichen. Die Verwendung von Session-Cookies ist ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DS-GVO.

Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der Bestimmungen der Europäischen Datenschutzverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Erbringung unserer Dienstleistungen im Bereich Projektmanagement.

Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 Bst. B DS-GVO)

Soweit Ihre personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen verarbeitet werden, richtet sich die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung nach Art. 6, Absatz 1, Buchstabe B DS-GVO.

Wer erhält meine Daten?

Innerhalb der European Research and Project Office GmbH werden Ihre Daten an diejenigen Personen übermittelt, die sie zur Erfüllung ihrer vertraglichen Verpflichtungen benötigen (z.B. Projektleiter des Projekts). Bitte beachten Sie darüber hinaus, dass das Projektmanagement-Tool bei der millepondo services GmbH & Co. KG, einem deutschen Softwareanbieter mit Sitz in Köln, gehostet wird. EinVertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Artikel 28 DS-GVO wurde zwischen European Research and Project Office GmbH und millepondo services GmbH & Co. KG geschlossen. Die European Research and Project Office GmbH ist für das Hosting und Einpflegen der Daten bezüglich des Projektmanagement-Tools verantwortlich.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die persönlichen Daten werden für die gesamte Dauer des Projekts gespeichert.

Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten entsprechend der vertraglich vereinbarten Aufbewahrungsfrist gespeichert: in der Regel für eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahre nach Erhalt der Abschlusszahlung des Projektes. Bitte beachten Sie, dass Ihre persönlichen Daten während der Aufbewahrungsfrist nicht über das Internet zugänglich sind und nur für den internen Gebrauch gespeichert werden.

Werden meine Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Grundsätzlich erfolgt keine Übermittlung Ihrer Daten in ein Drittland (Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)).


Data processing: Project Management Tool

Which sources and data are used?

We process personal data (Art. 4, no. 2 GDPR) that we receive from you within your participation in a funded project or other support services EURICE provides. Personal data available on the platform entails the name and surname, the email addresses and institution of the responsible

  • work package leader,
  • team leader,
  • project team members
  • reviewer of the work related to the milestones or deliverables.

The data mentioned above is accessible for each user of the Project Management Tool in the “Who is Who” section to ensure a proper project management and internal project communication. The log-in details contain only the email addresses and the names of the responsible persons for the deliverables and milestones, furthermore session cookies apply to technically enable the access to the platform. The use of session cookies is a justified interest pursuant to Art. 6 (1) (f) GDPR.

We process personal data in accordance with the provisions under the European General Data Protection Regulation (GDPR) and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)).

We process your personal data for the purpose of performing our services relating to assistance and consultancy in the project management.

To meet contractual obligations (Art. 6, para. 1 letter B GDPR)

To the extent that your personal data is processed to handle your inquiry or to perform our contractual obligations, the lawfulness of such processing is based on Art. 6, para. 1, letter B GDPR.

Who will receive my data?

Within the European Research and Project Office GmbH, your data will be transferred to those persons that need them to fulfill their contractual obligations (e.g. Project Manager of the project). In addition, please note that the Project Management Tool is hosted by millepondo services GmbH & Co. KG, a German software provider located in Cologne. A Data Processing Agreement according to Article 28 GDPR was signed between European Research and Project Office GmbH and millepondo services GmbH & Co. KG. European Research and Project Office GmbH is the party responsible for hosting and filling in the data regarding the Project Management Tool.

How long will my data be stored?

The personal data will be stored for the complete duration of the project.

In addition, personal data will be stored in accordance with the retention period agreed upon contractually. In general, this retention period is five years after receipt of the project’s final payment. Please note that your personal data will not be accessible on the Internet during the retention period and only stored for internal use.

Will my data be transmitted to a third country or international organisation?

In principle there is no transmission of your data to any third country (countries outside the European Economic Area (EEA)).